formulaire obligatoire de cautionnement d'assurance
IMPORTANT!
Cliquer ici pour remplir le formulaire obligatoire de cautionnement d’assurance.
formulaire de la personne À contacter en cas d'urgence
IMPORTANT!
Cliquer ici pour remplir le formulaire de la personne à contacter en cas d'urgence.
Apparence du stand d'exposition
Apparence des stands et les restrictions quant à leur hauteur
- Les exposants sont tenus de prendre des arrangements appropriés pour une structure de stand, qu'elle soit en murs rigides ou en cloisons en tissu, et qui sera utilisée pour diviser leur espace de celui de leur exposant voisin.
- Les structures, qu'elles soient en murs rigides ou en cloisons en tissu, doivent être autoportantes. Si on utilise des murs, ils doivent être installés de façon sécuritaire pour éviter tout risque d’accident. Toutes les structures doivent être adéquatement finies, recouvertes ou peintes. Les structures brutes ou sans finition ne sont pas acceptables.
- La compagnie mandatée de la décoration du salon, GES Canada, fourniront des murs préfabriqués ou des poteaux d'aciers et une tringle qui peuvent être utilisés avec des tissus qui seront apportés par l'exposant. Ce tissu doit respecter les normes anti-incendie. Veuillez prendre note que les poteaux sont disponibles auprès des décorateurs du salon, alors qu'il n'est pas possible de louer de rideaux, et ce, en aucun cas.
- Tous les stands doivent avoir une hauteur exacte de 8 pieds. Les stands doivent couvrir totalement la largeur et la profondeur du stand, à l’exception des espaces de coin ouverts.
- Les stands alignés (stands avec des exposants voisins et n'ayant pas plus d’un coin) doivent être d’une hauteur précise de 8 pieds, sans l'excéder.
- Les stands sous forme d'îlots (stands sans exposants voisins) ne doivent pas excéder 8 pieds, alors que les produits et les enseignes peuvent aller jusqu'à une hauteur maximale de 12 pieds.
- Les stands sous forme de presqu'île (stands d'extrémité avec au moins 2 coins), ne doivent pas excéder 8 pieds, alors que les produits et les enseignes peuvent aller jusqu’à une hauteur maximale de 12 pieds en autant qu’ils soient à 2 pieds du mur du fond afin de ne pas nuire à l'exposant installé derrière.
- Les stands, qu'ils soient conçus de murs rigides ou souples, doivent avoir une finition soignée sur tous les côtés exhibés.
- Tous les stands doivent permettre un accès de 3 pouces à la base de leur étalage pour permettre l'accès aux panneaux électriques situés derrière leurs stands.
- Les stands ne doivent pas empiéter sur les allées des sorties.
Ces normes visent à encourager les exposants à user de créativité afin de se doter d'un stand original, visuellement attrayant pour attirer les détaillants.
Cliquez ici pour commander votre stand (à venir)
Cliquez ici pour commander les poteaux d'acier (à venir)
Assurance / Sécurité
La Direction du Salon tient à assurer les exposants que toutes les dispositions nécessaires ont été prises afin de protéger les produits exposés. Cependant, la Direction du Salon, la Place Bonaventure, GES Canada et Lange n’assument aucune responsabilité en regard de la sécurité des stands contre le vol, le feu, les dommages, les accidents ou autre cause quelconque durant les périodes d’emménagement ou de démontage ou durant le Salon. Dans tous les cas, les exposants doivent faire assurer leurs produits et leurs étalages contre de telles pertes.
IMPORTANT! Cliquez ici pour connaître vos options en matière d'assurance.
Cliquez ici pour le fomulaire de demande d'assurance d'exposant.
La responsabilité Direction du Salon, la Place Bonaventure, GES Canada et Lange n’assument aucune responsabilité pour des préjudices corporels résultants d’accidents de quelque type que ce soit.
Si les exposants font appel à des entrepreneurs indépendants pour livrer, installer ou démonter leur stand, nous exigeons que ces entrepreneurs aient aussi une assurance de deux millions de dollars. Les entrepreneurs indépendants doivent avoir télécopié une copie de leur police d’assurance directement à la Direction du Salon. Tout entrepreneur qui ne pourra faire la preuve d’une couverture adéquate d’assurance ne sera pas autorisé sur le site du salon.
L’entrée dans les zones d’entreposage et de chargement se fait aux risques de l’exposant. Ni dmg world media (Canada) inc. ni la Place Bonaventure n’assumeront de responsabilité pour des préjudices corporels résultants d’accidents de quelque type que ce soit.
Badges des exposants
- Commandez vos badges en 3 étapes simples.
- Rendez-vous au « Centre virtuel » en cliquant ici.
- Entrez-y les informations de votre compte d'accès (Nom d'usager et Mot de passe). Attention aux majuscules et minuscules.
- Vous pouvez maintenant ajouter, supprimer ou modifier vos badges d’exposant.
Pour plus d’informations, télécharger le Guide des badges d'exposant en format PDF.
Bureaux du promoteur
Le Salon du cadeau de Montréal met à la disposition des exposants 2 Bureaux du promoteur pour répondre à leurs besoins. Les Bureaux du promoteur sont situés aux niveaux 1 et 4.
Cadeaux gratuits
L’exposant qui souhaite distribuer des articles de tout genre DOIT soumettre un échantillon à la Direction du Salon avant l’ouverture du Salon afin que le Service de la sécurité en soit avisé.
Centrale d'hébergement
Destination Plus est la Centrale d’hébergement officielle du Salon du cadeau de Montréal.
Centre d'affaire
Un Centre d’affaires professionnel sera opéré à l’extérieur du Bureau du promoteur au niveau 4. Il vous fournira un service de télécopies et de photocopies ainsi que de l’aide pour vos réservations de restaurant et d’activités sociales. Il sera ouvert pendant les périodes d’emménagement et de démontage et durant les heures d’ouverture du salon.
Code de conduite
Les exposants sont responsables de tout dommage à l’édifice ou à l’équipement du salon qui résulterait de l’occupation de l’espace et ils sont d’accord pour tout remettre en bon état.
Au moment de l’ouverture du salon, et durant toutes les heures d’ouverture, les stands doivent être prêts et pourvu du personnel nécessaire.
Les exposants ne doivent pas aborder les acheteurs dans les allées ou dans les stands d’autres exposants. La remise de matériel ou de produits promotionnels est strictement défendue à l’extérieur des limites de votre stand. Toute violation de ce règlement sera traitée très sévèrement.
Aucun appareil photo n’est permis dans l’édifice sans la permission de la Direction du Salon du salon. Il est interdit de photographier l’étalage d’un autre exposant sans sa permission. De plus, nous rappelons aux exposants qu’ils peuvent visiter les autres stands sur invitation seulement et qu’ils doivent respecter cette règle de courtoisie en tout temps.
Concours et tirages
Les tirages organisés par les exposants, dans leur stand, doivent être exempts de toute obligation de la part du gagnant. Les gagnants ne doivent pas avoir à passer une commande avant de prendre possession du prix offert. La liste des prix et les conditions du tirage doivent être clairement spécifiées sur les formulaires de participation et doivent respecter tous les règlements existants. La Direction du Salon du salon doit être informée de toute activité de ce genre au moins deux semaines avant le début du salon.
Directives d'expédition
Aucune marchandise ne sera acceptée avant la première journée de l’emménagement. Toutes les expéditions doivent être payées d’avance, car autrement elles seront refusées.
Les expéditions doivent être adressées comme suit :
Le Salon du cadeau de Montréal
Place Bonaventure - Hall d’exposition
Le nom de l’exposant
Le numéro du ou des stands
Quai de chargement sur la rue Monfort (coin St-Jacques)
Montréal, QC H5A 1K6
Échantillon de produits alimentaires
La distribution d’échantillons de produits alimentaires est autorisée selon certaines conditions : les échantillons sont gratuits, la distribution se fait à l’intérieur des limites du stand et les articles sont remis dans des formats échantillon et ont été approuvés par la Direction du Salon.
Emménagement et démontage
Horaire d'emménagement
| Mercredi 4 mars * |
9 h à 16 h |
| Jeudi 5 mars |
9 h à 16 h |
| Vendredi 6 mars |
9 h à 16 h |
| Samedi 7 mars |
9 h à 13 h |
*avec un rendez-vous et pour les stands de 400 pieds carrés et plus seulement.
Tous les exposants souhaitant travailler dans les limites de leur stand après les heures indiquées doivent obtenir une autorisation de la Direction du Salon.
IMPORTANT! La manutention de matériel se terminera à 13 heures le samedi 7 mars, heure à laquelle tous devront avoir quitté l’édifice. Aucun chariot ne sera permis sur le site après cette heure. À compter de 13 heures, la Direction du Salon ainsi que le décorateur verront au nettoyage, à la décoration, au déroulement des tapis et à l’inspection finale.
Les exposants avec badges auront accès à leur stand à compter de 7 h 30 le dimanche 8 mars pour les derniers préparatifs.
Horaire du démontage
| Mercredi 11 mars |
15 h 30 à 23 h |
| Jeudi 12 mars |
8 h à 14 h |
NOTE : Toute marchandise qui se trouvera sur le plancher après 14 heures le jeudi 12 mars sera expédiée par le transporteur officiel du Salon aux frais de l’exposant.
Le démontage débute une fois que le tapis de l’allée a été roulé. Les caisses, les boîtes et le matériel d’emballage ne doivent pas être retirés de la zone d’entreposage et des aires de chargement avant la fermeture du salon.
Les employés permanents ou temporaires qui viennent au Salon pour aider les exposants à démonter et à emballer ne seront pas admis au salon avant la fermeture. Veuillez informer votre personnel de ce règlement.
Des gardiens de sécurité seront en poste, mais la Direction du Salon n’assume aucune responsabilité pour la perte ou le dommage à la marchandise ou au matériel d’étalage. Les exposants sont informés d’emballer et de retirer toute marchandise de valeur dès la fermeture du salon.
Les exposants sont responsables de leur propre démontage. Veuillez aviser le transporteur à l’avance. Les livraisons à l’extérieur de la ville doivent être clairement étiquetées avec le nom de transporteur et la destination.
Des dispositions sécuritaires seront prises par la Direction du Salon. Néanmoins, les manutentionnaires et les transporteurs n’acceptent aucune responsabilité pour la perte ou le dommage de quelques marchandises ou articles durant les périodes d’emménagement ou de démontage à moins qu’une signature identifiable ait été obtenue d’un représentant officiel du fournisseur approprié.
Enseignes
Tous les stands doivent avoir une enseigne avec le nom de leur compagnie. Toutes les enseignes doivent être évidentes, placées bien en vue sans excéder la hauteur maximale de 8 pieds.
Cliquer ici pour le formulaire de commande d'enseignes.
Les enseignes ou produits suspendus doivent faire l’objet d’une approbation écrite de la part de la Direction du Salon du salon.
Aucune enseigne de quelque type que ce soit ne sera acceptée dans une section du salon qui fait la promotion de tout autre événement, exposition, étalage ou service. Les exposants ne sont pas autorisés à installer des enseignes à l’extérieur des limites de leur stand. La Direction du Salon se réserve le droit de prescrire la nature et le nombre d’enseignes.
Pour faire installer une enseigne, cliquer ici pour le formulaire de commande.
(à venir)
Entreposage des caisses et des cartons
Les boîtes, caisses et cartons doivent être empilés proprement dans une aire d’entreposage désignée par la Direction du Salon. Pour éviter la perte des cartons et du matériel d'emballage, la Direction du Salon du salon suggère aux exposants d’aplatir leurs cartons et de les attacher ensemble ou de les emballer et de les identifier. Du papier supplémentaire pour l'emballage peut être apporté à la fin du Salon. Les exposants avec des caisses ou des emballages en métal doivent placer leurs cartons à l'intérieur de ces conteneurs pour éviter de les perdre. Veuillez vous assurer que vos cartons et vos caisses sont correctement identifiés avant l’entreposage. Des étiquettes d’entreposage peuvent être obtenues au quai de chargement ou en vous adressant à un des chefs d’étage. En raison des préoccupations quant aux risques d'incendie et à la nécessité d'avoir accès aux boîtes électriques, l’entreposage des boîtes vides et des matériaux d'emballage n’est pas autorisé derrière les stands des exposants.
Exposants Américains
Les exposants provenant de l'extérieur du Canada doivent respecter les procédures douanières. Pour plus d'informations, veuillez contacter The Trade Show Logistics Group Ltd., le courtier en douanes officiel du Salon au 1 888 827-7469. La direction du Salon recommande fortement aux exposants de profiter de ce service. Un exposant peut employer son propre courtier, en autant que celui-ci se garantisse par un cautionnement auprès des douanes canadiennes.
The Commerce Trade Show Logistics Group Ltd.
3405 American Drive, Unit 7
Mississauga, ON L4V 1T6
Contact:
Beverly Carson
Tel : 905 673-5445
Sans frais : 1 888 827-7469
Courriel : beverlyc@commercetradeshows.com
Gare de triage
Tous les conducteurs de fourgon grand volume, 5 tonnes (camion de 24 pieds) ou camion gros porteur doivent se présenter à l’aire de triage située au coin des rues Peel et Wellington. L’employé du stationnement les dirigera vers un quai de déchargement dès qu’il y en aura un de libre. Si les conducteurs de ces véhicules se rendent directement au quai de déchargement, ils seront avisés de se diriger vers le site d’attente de l’aire de triage en vue d’un quai de déchargement disponible.
Gestion d'informations sur les acheteurs
Cliquer ici pour le formulaire de commande pour la gestion d’informations sur les acheteurs. (à venir)
Installation des étalages
Nous rappelons aux exposants qu’ils doivent installer leur stand avec l’aide de leurs employés réguliers. S’ils ne font pas appel à leurs propres employés, il est recommandé d’avoir recours à l’entrepreneur officiel du salon. Tout le matériel d’exposition, y compris les stands préfabriqués, doit être réajusté et prêt pour l’installation avant d’être expédié sur le site. Si un exposant a besoin d’aide additionnelle dans le transport et l’installation de son étalage, il doit entrer en contact avec une compagnie professionnelle d’étalage et prendre entente avec elle.
Cliquer ici pour le formulaire de commande de main-d’œuvre. (à venir)
Internet
Cliquez ici pour le formulaire de commande d'Internet (à venir)
Liste de contrôle - exposants
Cliquer ici pour la liste de contrôle et échéanciers - exposants. (à venir)
Location de meubles
Cliquer ici pour le formulaire de commande de l’ameublement. (à venir)
Manutention du matériel
La manutention du matériel est offerte gratuitement par la Direction du Salon et couvre du déchargement de la cargaison du véhicule à la livraison à votre stand.
Bien que des dispositions de sécurité soient prises, la Direction du Salon n’assume aucune responsabilité pour la perte ou le dommage de quelque produit que ce soit dans le stand ou dans un espace promotionnel, au moment de l’emménagement, pendant le Salon ou lors du démontage.
Musique, photographies et
autre matériel protégé par droits d'auteur
Chaque exposant est responsable d'obtenir tous les permis et licences nécessaires pour utiliser de la musique, des photographies ou autre matériel protégé par droits d’auteur dans son stand ou dans un étalage.
La Direction du Salon se réserve le droit de retirer de la salle d’exposition, en partie ou entièrement, une partie du stand ou de l’étalage qui incorpore de la musique, des photographies ou autre matériel protégé par droits d’auteur pour lesquels l'exposant ne produit pas la preuve qu’il détient tous les permis requis. L'exposant demeurera responsable et devra indemniser et tenir à couvert la Direction du Salon et de l’établissement et leurs agents et leurs employés, de toutes les pertes, réclamations, causes d'action, poursuites, responsabilités ainsi que de tous les coûts, dommages, dépenses et coûts, incluant les honoraires raisonnables du mandataire, provenant de toute violation ou infraction (ou de réclamation de violation ou d’infraction) par l'exposant, les agents de l’exposant ou les employés de n'importe quel brevet, marque avec droits réservés ou droits et privilèges de secrets de fabrication.
Ordinateurs et audio-visuel
Cliquer ici pour le formulaire de commande d’ordinateur et d’audiovisuel.
Présence - aucun invité
IMPORTANT! LES INVITÉS NE SONT PAS AUTORISÉS. Le Salon est un salon de grossistes et n’est pas ouvert au public. Les invités ne sont pas autorisés afin de préserver les meilleurs intérêts des acheteurs et des exposants.
La collaboration des exposants est requise afin de restreindre les invitations exclusivement aux acheteurs qualifiés. Les invités et tous ceux n’ayant pas de lien direct avec les achats pour le détail se verront refuser l’entrée au Salon. LORSQUE VOUS INVITEZ VERBALEMENT OU PAR ÉCRIT DES ACHETEURS, ASSUREZ-VOUS DE LEUR MENTIONNER QUE:
- Une pièce d’identité appropriée en lien avec le domaine du cadeau ou des accessoires de maison est requise.
- Une pièce d’identité du détaillant et une pièce d’identité personnelle correspondante sont nécessaires (licence commerciale, relevé de TPS, relevé de paie). Présentées seules, les cartes professionnelles ne sont pas acceptées.
Propriété
Aucune enseigne ou autre article ne doivent être fixés aux murs, aux planchers, à l’équipement ou aux luminaires. Il est interdit d’utiliser des punaises, du ruban adhésif, des clous, des vis, des écrous, ou tout outil ou matériel qui laisse des marques sur le plancher, les murs ou l’équipement.
Le seul ruban masque pour revêtement de sol approuvé est le ruban Renfrew No 172, disponible sur place au comptoir de service de l’entreprise GES Canada. Tout autre type de ruban devra être approuvé par la direction de l’établissement. Tout ruban doit être retiré du plancher lorsque le stand aura été démonté. Advenant le cas où un exposant violerait ce règlement, la Direction du salon le tiendra responsable de tous les coûts de réparation.
Réglements douaniers
Les exposants en provenance de l’extérieur du Canada doivent respecter les procédures douanières. Pour tous vos besoins en ce domaine, nous vous recommandons de communiquer directement avec The Trade Show Logistics Group Ltd., le courtier en douanes officiel du salon. Il aidera l’exposant à compléter les documents douaniers afin d’en assurer la précision.
Visitez www.commercetradeshows.com
Réglementation relative aux incendies
Par ordre du commissaire aux incendies, tout matériel servant à la décoration des stands doit être enduit d’une substance ininflammable afin d’être conforme aux règlements relatifs aux incendies.
À la suite de problèmes que nous avons eus avec le commissaire aux incendies, une stricte observation des règles est nécessaire.
Cliquer ici pour la réglementation relative aux incendies.
Retrait des produits
La marchandise peut être retirée par l’exposant seulement à la fin de chaque journée et celle-ci doit être accompagnée d’un Formulaire de retrait de marchandise qui peut être obtenu au Bureau du promoteur.
Revêtement de sol
Tous les stands DOIVENT avoir du tapis ou un revêtement de sol approprié installé aux frais de l’exposant et couvrant l’espace total alloué. Aucune exception. L’installation du revêtement de sol doit se faire à l’intérieur des limites de votre espace d’exposition. En aucun cas il ne sera permis d’étendre votre revêtement de sol dans l’allée.
Cliquer ici pour le formulaire de commande de revêtement. (à venir)
Sécurité
Le Salon sera sous surveillance 24 heures par jour. Toutefois, la Direction du Salon ne pourra être tenue responsable d’aucune perte ou d’aucun dommage causé à la marchandise ou au matériel d’étalage.
Les gardiens de sécurité en uniforme seront en service durant la période d’emménagement, jour et nuit pendant le Salon et durant la période de démontage. Ces personnes sont là pour sauvegarder vos intérêts. Veuillez leur offrir votre entière collaboration. Vous pouvez les aider en n’invitant pas de personnes qui ne sont pas directement liées à l'emménagement ou au démontage de votre stand.
Il est demandé aux exposants de contacter IMMÉDIATEMENT le Bureau du promoteur pour toute perte encourue de façon à ce que le personnel de la sécurité puisse faire enquête.
Cliquer ici pour le formulaire de commande de service de sécurité.
Services d'électricité
Les prises de courant ne sont pas incluses dans les coûts du stand.
Les exposants ne sont pas autorisés à installer un câblage ou un dispositif électrique sur le site autre que les rallonges électriques habituelles. Tous les câblages et raccordements sur le site doivent être faits par GES Canada.
Toutes les enseignes électriques et tout éclairage électrique fixés à la structure de l’édifice doivent être installés par GES Canada.
Les exposants doivent respecter tous les accords contractuels avec tous les entrepreneurs et les syndicats exclusifs à la Place Bonaventure.
Cliquer ici pour un formulaire de commande de services d’électricité. (à venir)
Tout l’équipement et toutes les installations électriques doivent respecter les normes CSA. Les approbations d’Hydro-Ontario et d’U.L. NE SONT PAS acceptées. Chaque exposant est responsable de s’assurer que tout l’équipement électrique utilisé dans son stand ou sur son stand est conforme avec les règlements cités. Ceci inclut les marchandises électriques, telles que l’éclairage et l’équipement d’étalage.
Cliquer ici pour les conditions et la réglementation. (à venir)
Service d'entretien
Le service d’entretien dans l’espace délimité pour l’exposant est offert par la Place Bonaventure, pour des frais minimes. Les exposants intéressés à se prévaloir de ce service doivent remplir le formulaire fourni par le fournisseur. Il est suggéré aux exposants de balayer leur espace d’exposition à la fin de chaque journée et de placer les déchets dans les allées de sorte que ceux-ci puissent être enlevés pendant la nuit.
La Direction du Salon du salon fournit le service d’un concierge pour les allées seulement. Le personnel d’entretien de l’édifice n’entre dans aucun stand pour balayer ou épousseter.
Cliquer ici pour le formulaire de commande du concierge.
Transporteurs
Ventes dans le cadre du Salon
IMPORTANT! Le Salon du cadeau de Montréal est un marché de ventes en gros dans lequel les commandes sont placées pour livraison future. Les exposants ne sont pas autorisés à vendre des produits aux acheteurs. De plus, ni produits ni échantillons ne peuvent être retirés durant le déroulement du Salon. VENDRE DES PRODUITS OU DES ÉCHANTILLONS POUR LIVRAISON IMMÉDIATE EST STRICTEMENT INTERDIT EN TOUT TEMPS DURANT LE SALON.
Nous vous remercions de votre collaboration.
Nous anticipons travailler avec vous pour un Salon rempli de succès!
